Hausbank München: Mit diesen Services können Hausverwalter bei ihren Kunden punkten

(München, 15. September 2021). Laut der auf die Immobilienwirtschaft
spezialisierten Hausbank München eG können sich Hausverwaltungen vor allem
mit drei Dienstleistungen bei ihren Kunden – Immobilieneigentümer und Mieter
– positionieren: Zeitnahe Bereitstellung von Abrechnungen, Protokollen und
Informationen, Abrufmöglichkeit von Unterlagen und Dokumenten rund um die
Uhr sowie professionell durchgeführte (digitale) Eigentümerversammlungen.
„Mit der richtigen Softwarelösung können Verwalter ihren Kunden einen großen
Mehrwert bieten und sich gegenüber Wettbewerbern abgrenzen“, sagt Rudolf
Naßl, Mitglied des Vorstands der Hausbank München, verantwortlich für das
Ressort Immobilienwirtschaft.

Eigentümer und Mieter betreuen, Jahres- und Nebenkostenabrechnungen erstellen,
das Gebäude in Stand halten: Hausverwalter müssen tagtäglich ein breites
Aufgabenspektrum und zahlreiche Herausforderungen bewältigen. Neben fachlicher
Kompetenz, Zuverlässigkeit, Kundenorientierung, Engagement und psychologischem
Geschick sind in der professionellen Immobilienverwaltung effiziente Prozesse, die
durch intelligente Software optimal unterstützt werden, ein wichtiger Erfolgsfaktor.
Auch, weil mittlerweile viele Lebensbereiche digital funktionieren und Eigentümer und
Mieter erwarten, dass sie etwa einen Wasserschaden auch online unkompliziert rund
um die Uhr melden können. „Eine Software, die immer auf dem aktuellsten Stand ist
und die alle relevanten Daten und Dokumente in sicheren Rechenzentren speichert,
spart dem Verwalter nicht nur Zeit und Kosten“, erklärt Naßl. „Sie schafft Freiraum für
viele andere wichtigen Verwaltertätigkeiten, für die sonst keine Zeit ist oder die immer
wieder geschoben werden“. Und weiter: „Themen wie Datensicherung, DSGVO-Konformität
und IT-Sicherheit sind nicht das Kerngeschäft einer Hausverwaltung und
werden an den Softwarehersteller ausgelagert“.

Der Hausbank München zufolge können die Kernprozesse der kaufmännischen Hausverwaltung
mit speziellen Anwendungen wie VS3 und dem dazu gehörigen CRM VS3+
mit einem Kundenportal vollständig und verlässlich unterstützt werden. Sind die Daten
einmal erfasst, laufen viele Prozesse von allein, auch wenn alle Mitarbeiter im Urlaub
sein sollten. Mit überschaubaren einmaligen Vorbereitungen werden manuelle und vor
allem ständig wiederkehrende Buchhaltungsaufgaben vollständig digitalisiert und
automatisiert. Die schnelle Erstellung von Jahresabrechnungen gemäß den Vorgaben
des neuen Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) gehört ebenso
dazu wie der Austausch von Heizkosten über eine Schnittstelle und das automatische
Einlesen der Ergebnisse in die Jahresabrechnung.

Mit einer über VS3 komplett digital erstellten Abrechnung schafft VS3 auch die Voraussetzungen,
dass die Einladungsunterlagen für die Eigentümerversammlung aus der
Software heraus direkt an die Eigentümer versandt werden. Noch effizienter und
umweltfreundlicher ist es, die Unterlagen den Eigentümern über das Kundenportal von
VS3+ zur Verfügung zu stellen. Die Stammdaten sowie die in VS3 archivierten
Dokumente, beispielsweise Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne, sind ohne
zusätzliches Importieren automatisch im CRM VS3+ hinterlegt und können im
Kundenportal den Eigentümern freigegeben werden. Das Kundenportal ist eine
gesicherte Kommunikationsplattform, die der Verwalter mit den Eigentümern und
Mietern für den Austausch wichtiger Informationen wie Schadenmeldungen sowie
Dokumenten wie Jahresabrechnungen nutzen kann.

Nutzt der Verwalter eine Beschluss-App, kann der komplette Einladungsprozess der
Eigentümerversammlung und auch die Versammlung selbst digitalisiert werden. Alle
Stammdaten samt Stimmrechtsanteilen werden aus VS3+ an die Beschluss-App
übertragen und der Verwalter erfasst nur noch die Tagesordnungspunkte. Über digitale
Abstimmungen per App werden alle Beschlussergebnisse automatisch berechnet und
archiviert. Manuelle Auszählungen gehören damit der Vergangenheit an und auch die
Bereitstellung von Unterlagen wie beispielsweise Protokollen wird durch ein Tool wie
VS3+ einfach und sicher ermöglicht.
Sandra Jäger, Abteilung Vertrieb Immobilienwirtschaft der Hausbank München: „Die
Kombination von Buchhaltungssoftware und dem CRM-System VS3+ mit seinem
Kundenportal schafft Effizienz und unterstützt den Verwalter wirkungsvoll in seinen
täglichen Routineprozessen“.