Kaufmännische Software kann auch Kundenkommunikation

(München, 10. März 2020): Schneller, effektiver, direkter – auch in der professionellen Immobilienverwaltung hat die Digitalisierung längst Einzug gehalten. Allerdings fällt der Grad der Digitalisierung noch sehr unterschiedlich aus. Die Münchner Hausbank bietet eine digitale Infrastruktur, die ganz auf die Belange von Hausverwaltungen zugeschnitten ist.

Ein Grund für Lücken in der Digitalisierung liegt im häufig eingeschränkten Funktionsumfang der eingesetzten Verwaltersoftware. Während die digitale Verwaltung von Stammdaten bei nahezu allen Verwaltern gängige Praxis ist, werden Schriftverkehr, Abrechnungen und Wirtschaftspläne bisher nicht durchgehend über eine Software erstellt. Dies steht im Widerspruch zum Wunsch vieler Verwalter nach weiteren Funktionalitäten wie einer digitalen Dokumentenverwaltung und -archivierung, einem digitalen Rechnungswesen, einem Kundenportal oder einer online-Belegprüfung.

Es gibt mittlerweile Softwarelösungen mit dazu gehörigem Kundenbeziehungsmanagement (CRM), die einen sehr hohen Digitalisierungsgrad aufweisen, wie beispielsweise die Verwaltersoftware VS3 mit dem CRM VS3+ (www.vs3plus.de) der Hausbank München. Mit ihnen lassen sich etwa Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne mit automatischer Verbuchung der Zahlungsflüsse erstellen, systemgesteuert Sonderumlagen umsetzen oder Beschlussbücher führen. Ziel der Digitalisierung ist neben der DSGVO-Konformität der Datenhaltung vor allem, Prozesse zu verschlanken. Die Steigerung der Effizienz steht im Mittelpunkt. Hier kommt die hohe Funktionalität der Software zum Tragen, beispielsweise beim Austausch von Heizkosten über eine Schnittstelle, beim automatischen Einlesen der Ergebnisse in die Jahresabrechnung, beim vollautomatischen Einzug von Miete und Wohngeld, beim termingerechten Einzug beziehungsweise bei pünktlicher Überweisung von Abrechnungsergebnissen, Mietausschüttungen und Verwaltergebühren sowie bei der Zuordnung von Zahlungen durch ein lernendes Interimskonto. Weiterer Vorteil: Mit einer komplett digital erstellten Abrechnung ist die Software darüber hinaus in der Lage, die Einladungsunterlagen für die Eigentümerversammlung direkt an die Eigentümer zu versenden.

Noch einfacher ist es, den Eigentümern die Unterlagen über ein Portal zur Verfügung zu stellen: Die Software macht dies mit einem Klick möglich. Die Eigentümerstammdaten und die archivierten Dokumente (Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne und so weiter) sind ohne zusätzliches Importieren automatisch im CRM hinterlegt. Dazu können Aufgabenlisten und Notizen abgelegt, (Serien-)Briefe erstellt oder Meldungen an die Eigentümer beziehungsweise Mieter im Portal eingestellt werden. Durch Tagging (Kennzeichnung mit einem Schlagwort) beziehungsweise automatische Zuordnung zu den Objekten beziehungsweise Eigentümern und Mietern können Verwalter Dokumente leicht auffinden. Selbst eine revisionssichere Ablage von wichtigen Dokumenten (beispielsweise einer Teilungserklärung) ist möglich.

Im Zahlungsverkehrsmodul der Software sind die Geschäftspartner bereits hinterlegt und können mit den im CRM erfassten Kontakten verknüpft werden. Somit lassen sich jederzeit die mit dem Geschäftspartner erzielten Umsätze abrufen.

Im Rahmen von VS3+PRO ist ein kompletter Vorgang zur Dokumentation dieser Geschäftsprozesse und späteren Nachvollziehbarkeit jederzeit möglich.

Der große Vorteil der Kombination von kaufmännischer Verwaltersoftware und CRM besteht in der Übertragung der Daten, für die keine zusätzliche Schnittstelle oder zusätzlicher manueller Aufwand benötigt wird. Die Daten und Anwendungen werden in sicheren Rechenzentren gehostet, die sich schon aus DSGVO-Konformitätsgründen in Deutschland befinden. Für die Verwalter entfällt jeglicher Aufwand für Wartung oder Datensicherung.