Innovative Software für die professionelle Immobilienverwaltung

(München, 3. April 2020): Gestiegene Bedürfnisse von Vermietern sowie gewachsene Ansprüche von Mietern und Eigentümern von Wohnungseigentumsgemeinschaften stellen Immobilienverwalter vor neue Herausforderungen. Von entscheidender Bedeutung für eine effiziente Immobilienverwaltung ist daher eine zuverlässige Software mit Funktionalitäten, die dem neuesten Stand der Technik entsprechen. Neben der passenden Software ist aber auch die Klärung der Frage wichtig, welche Prozesse intern optimiert und welche an externe Dienstleister ausgelagert werden können, um die Wirtschaftlichkeit der Verwaltung zu verbessern.

Die Hausbank München hat ihre Kunden aus dem Bereich Immobilienwirtschaft – über 900 Verwalter mit mehr als 500.000 Einheiten und rund 900.000 Mietern – befragt, wo sie der Schuh drückt. An erster Stelle rangiert der Sortier-, Kopier- und Kuvertiermarathon, der jedes Jahr aufs Neue zur Eigentümerversammlung ansteht. Mit der bankeigenen Verwaltersoftware VS3 können Verwalter bequem einen Direktversand durchführen. Sie laden alle nötigen Dokumente wie Einladungsschreiben, Tagesordnung usw. zu der bereits über die Software erstellten Jahresabrechnung und dem Wirtschaftsplan sowie der Nebenkostenabrechnung hoch und lassen diese in der gewünschten Reihenfolge über den Druckdienstleister direkt an die Eigentümer bzw. Mieter versenden.  

Eine weitere Kundenforderung betrifft die Optimierung der Heizkostenabrechnung. Die in VS3 integrierte Heizkostenschnittstelle spart nicht nur Zeit, da von Anfang an jede Abrechnung direkt mit dem richtigen Besitzverhältnis verbunden ist, sondern bietet auch eine sichere Übermittlung aller notwendigen Daten an das Heizkostenunternehmen. Auch das Thema Datensicherheit, das ebenfalls Zeitressourcen kosten kann, nimmt die Hausbank München dank der Erfüllung höchster Sicherheitsstandards ihren Kunden vollständig ab, denn Banken und deren IT unterliegen der Kontrolle durch die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht.

Ein weiteres, tagtäglich auftretendes Problem ist die Suche nach Unterlagen. Ein Kunde ruft an und möchte wissen, wann die Arbeiten zur Beseitigung des Wasserschadens im Badezimmer abgeschlossen werden. Meist fehlt aber genau in diesem Moment in der Akte das benötigte Dokument, da es sich noch zur Bearbeitung auf dem Schreibtisch des erkrankten Kollegen befindet. Hier bietet das CRM-Tool VS3+ die Möglichkeit, bereits bei der ersten Meldung einen Vorgang anzulegen, der für jeden Nutzer der Software jederzeit einsehbar und nachvollziehbar ist.

Wer kennt sie nicht – die vielen E-Mails ohne erklärenden Betreff und ohne Signatur? Hier sind oftmals detektivische Kompetenzen gefragt. Das in VS3+ integrierte Kundenportal bietet eine sichere und qualifizierte Korrespondenz mit dem Kunden und spart im täglichen Gebrauch Zeit.

Was aktuell so gut wie jede Verwaltung zu spüren bekommen dürfte: Der Mangel an Fachkräften und eine hohe Mitarbeiterfluktuation, insbesondere in der Buchhaltung. Mit ihrem Buchhaltungsservice unterstützt die Hausbank München die Nutzer der Software bei den täglich bzw. periodisch anfallenden buchhalterischen Aufgaben. Bei Fragen zur Handhabung der Software unterstützen die Hausbank-Mitarbeiter ebenfalls – sowohl vor Ort als auch virtuell über das Internet.

Last not least: Mit Blick auf die Mitarbeiterzufriedenheit wird es zunehmend wichtig, neben den klassischen Motivatoren funktionierende Prozesse bereitzustellen, damit die Mitarbeiter schnell und ohne Probleme durch den Arbeitsalltag kommen. Die Hausbank München unterstützt ihre Kunden dabei, mit Hilfe zukunftsweisender Softwarelösungen und jahrzehntelanger Erfahrung ein Höchstmaß an Automatisierung bereitzustellen und Prozesse zu optimieren.