Für jeden Tag, aber nicht alltäglich – zukunftsweisende Software für die professionelle Immobilienverwaltung

(München, 10. Dezember 2019): In der professionellen Immobilienverwaltung hat die Digitalisierung längst Einzug gehalten. Allerdings ist der Grad der Digitalisierung sehr verschieden. Ein Grund hierfür liegt im unterschiedlichen Funktionsumfang der eingesetzten Verwaltersoftware. Während die digitale Verwaltung von Stammdaten bei nahezu allen Verwaltern gängige Praxis ist, werden Schriftverkehr, Abrechnungen und Wirtschaftspläne bisher nur partiell über eine Software erstellt. Dies steht im Widerspruch zum Wunsch vieler Verwalter nach weiteren Funktionalitäten wie einer digitalen Dokumentenverwaltung und -archivierung, einem digitalen Rechnungswesen, einem Kunden- und Geschäftspartnerportal oder einer online-Belegprüfung und online-Eigentümerversammlung.

Es gibt mittlerweile Softwarelösungen mit dazu gehörigem Customer Relationship Management (CRM), die einen sehr hohen Digitalisierungsgrad aufweisen, wie beispielsweise die Verwaltersoftware der Hausbank München. Mit ihnen lassen sich etwa Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne mit automatischer Verbuchung der Zahlungsflüsse erstellen, systemgesteuert Sonderumlagen umsetzen oder Beschlussbücher führen. Ziel der Digitalisierung ist neben der DSGVO-Konformität der Datenhaltung vor allem, Prozesse zu verschlanken. Die Steigerung der Effizienz steht im Mittelpunkt. Hier unterstützt die Software beispielsweise beim Austausch von Heizkosten über eine Schnittstelle, beim automatischen Einlesen der Ergebnisse in die Jahresabrechnung, beim vollautomatischen Einzug von Miete und Wohngeld, beim termingerechten Einzug beziehungsweise bei pünktlicher Überweisung von Abrechnungsergebnissen, Mietausschüttungen und Verwaltergebühren sowie bei der Zuordnung von Zahlungen durch ein lernendes Interimskonto. Mit einer komplett digital erstellten Abrechnung ist die Software darüber hinaus in der Lage, die Einladungsunterlagen für die Eigentümerversammlung direkt an die Eigentümer zu versenden.

Noch einfacher ist es, den Eigentümern die Unterlagen über ein Portal zur Verfügung zu stellen: Die Software macht dies mit einem Klick möglich. Die Eigentümerstammdaten und die archivierten Dokumente (Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne und so weiter) sind ohne zusätzliches Importieren automatisch im CRM hinterlegt. Weiterer Vorteil: Aufgabenlisten und Notizen lassen sich ablegen, (Serien-)Briefe erstellen oder Meldungen an die Eigentümer beziehungsweise Mieter im Portal einstellen. Durch Tagging (Kennzeichnung mit einem Schlagwort) beziehungsweise automatische Zuordnung zu den Objekten beziehungsweise Eigentümern/Mietern können Verwalter Dokumente leicht auffinden. Selbst eine revisionssichere Ablage von wichtigen Dokumenten (beispielsweise einer Teilungserklärung) ist möglich.

Im Zahlungsverkehrsmodul der Software sind die Geschäftspartner bereits hinterlegt und können mit den im CRM erfassten Kontakten verknüpft werden. Somit lassen sich jederzeit die mit dem Geschäftspartner erzielten Umsätze abrufen. Über ein Portal können die Verwalter mit den Geschäftspartnern (und umgekehrt) kommunizieren sowie Dokumente und Daten austauschen.

Der große Vorteil der Kombination von Software und CRM besteht in der Übertragung der Daten ohne zusätzliche Schnittstelle oder zusätzlichen manuellen Aufwand. Die Daten und Anwendungen müssen in sicheren Rechenzentren wie bei der Hausbank München gehostet werden, die sich auch aus DSGVO-Konformitätsgründen in Deutschland befinden sollten. Für die Verwalter entfällt somit jeglicher Wartungs- oder Datensicherungsaufwand.