Effizientes CRM mit Kundenportal und Digitaler Eigentümerversammlung für Ihre Hausverwaltung

Wichtig im Kundenbeziehungsprozess ist, dass alle Anfragen, Dokumente und Daten bei einem Kontakt übersichtlich hinterlegt sind. Es ist bei einem Kundenanruf sehr wertvoll, alle aktuellen Themen auf einem Blick zu erkennen: In welcher Liegenschaft wohnt der Anrufer? Wann und wer war der letzte Kontakt? Hat der Anrufer das Gefühl, der Gesprächspartner kennt seine Anliegen und Anfragen, so entwickelt sich eine gute Vertrauensbasis und man kommt schnell zum Ergebnis.

Um effizient arbeiten zu können, ist es auch besonders wichtig, dass Adressdaten an zentraler Stelle gepflegt werden und für alle darauf zugreifenden Systeme und auch Mitarbeiter verwendbar sind.

Mit dem Kontaktmanagement von imveon haben Sie wichtige Vorteile. Sowohl VS3 als kaufmännische Lösung, als auch imveon als Kundenbeziehungsmanagementtool haben die gleiche Datenbasis.

Änderungen an Stammdaten werden zeitgleich in beiden Systemen angezeigt. Somit kann es nicht mehr passieren, dass Telefonnummern oder Adressen unterschiedlich sind. Dies spart in der täglichen Arbeit viel Zeit und mühevolles Abgleichen - nutzen Sie diese geschenkte Zeit, um sich Ihrer tatsächlichen Verwaltertätigkeit zu widmen!

Legen Sie Vorgänge, Schriftverkehr, Urkunden und weitere Dokumente genau an den Stellen ab, zu denen sie gehören. Versehen Sie die Dokumente mit weiteren Informationen und vergeben einen sprechenden Dateinamen - über die innovative Suche oder über den direkten Einstieg an den Ablageort haben Sie die Dokumente jederzeit abrufbar zur Verfügung. Und nicht nur Sie, auch Ihre Kollegen haben Zugriff auf die gesuchten Dokumente. Über das Informationsfeld ist es möglich, Bemerkungen oder Notizen zu hinterlassen.

Bei aufbewahrungsrelevanten Dokumenten können Sie eine revisionssichere Ablage auswählen - imveon übernimmt für Sie die Überwachung aufbewahrungspflichtiger oder aufbewahrungswürdiger Informationen und Dokumente.

Das Vorgangsmanagement ist ein Feature des Moduls Pro. Es fasst alle Daten zu einem Vorgang an zentraler Stelle zusammen und bietet weitere Möglichkeiten, um Geschäftspartner, Mieter und Eigentümer mit einzubinden – das ist das innovative Vorgangsmanagement von imveon.

Was können Sie alles darüber abbilden:

• Erstellen Sie aus einer Kundenportal-Meldung einen Auftrag
• Vergeben Sie Reparaturaufträge an Geschäftspartner
• Planen Sie Sanierungsmaßnahmen und wickeln Sie diese übersichtlich ab usw.
   

Alle Mitarbeiter, die Zugriff auf die Vorgänge haben, sind immer über den aktuellen Status des Vorganges informiert.

Prozessoptimierung

Software, die durch Prozesse führt und Verwalter professionell unterstützt, steigert die Effizienz im Unternehmen enorm. Verbindliche und automatisierte Vorgänge gestalten den Ablauf und den Informationsfluss einfacher. Eine Verbindung von Kundenportal und Vorgangsmanagement führt dazu, dass alle Akteure miteinander vernetzt werden und somit voneinander profitieren. Über den Verlauf des Vorganges ist jederzeit der aktuelle Stand von Kollegen aus der Verwaltung einzusehen – so kann auch kurzfristig die Aufgabe von anderen übernommen werden.

Kommunikation über Meldungen und E-Mails

Für effiziente Prozesse ist es wichtig, dass Vorgänge und Kommunikation Hand in Hand gehen. imveon bietet mit dem Kundenportal die Möglichkeit, mit Eigentümern und Mietern direkt zu kommunizieren. Beispielsweise können Bewohner über das Kundenportal einen Schaden melden, über den der zuständige Verwalter umgehend informiert wird. Dieser kann den Schaden direkt in das Vorgangsmanagement übernehmen und steuern, wer alles informiert werden muss, z.B. der Hausmeister.

Weiterhin sind E-Mails ein wichtiges Instrument zum Austausch von Informationen oder auch Angeboten und Rechnungen, insbesondere mit Geschäftspartnern. Deshalb bietet imveon im Pro-Modul eine E-Mail-Anbindung. Sie können in imveon eine sichere Verbindung zu Ihrem bestehenden E-Mail-Client dauerhaft einrichten oder eine separate imveon-E-Mail-Adresse einrichten und somit E-Mail-Ein- und -Ausgang nach imveon übertragen. Ihr Vorteil: Ihre E-Mails können Sie mit Vorgängen, Geschäftspartnern und ihrem Bestand verknüpfen. Somit behalten Sie den Überblick über Ihre Tätigkeiten und Objekte und können schnell und fokussiert handeln.

• Verbinden Sie Ihren E-Mailverkehr mit imveon
• Erstellen Sie schnell neue Nachrichten an Ihre Kontakte
• Speichern Sie relevante E-Mails perfekt integriert ab in den Bestand, Ihre Kontakte sowie Ihre Vorgänge  

Nutzen Sie die digitale Kommunikationsplattform, um mit Ihren Eigentümern oder Mietern in Kontakt zu treten. Sie können Dokumente sicher im Kundenportal zur Verfügung stellen, über Neuigkeiten alle relevanten Bewohner informieren, Termine einstellen.

Auch Ihre Kunden können mit Ihnen über das Kundenportal in Kontakt treten und Meldungen (z.B. Adressänderungen, Zählerstände) einfach an Sie übermitteln.

Beiräte oder Hausbesitzer können über eigens für Sie eingerichtete Funktionen und Ordner, Belege auf Sachkontenebene einsehen und prüfen.

Die neue Art der Kommunikation: das Kundenportal

•    Kommunikationsplattform zwischen Eigentümer/Mieter und Verwalter
•    Zentrale Dokumentation der Korrespondenz, jederzeit einsehbar
•    Meldungen werden dem zuständigen Mitarbeiter direkt zugeordnet
•    Jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente zu Ihrer Immobilie
•    Dokumente sind an zentraler Stelle hinterlegt und rund um die Uhr abrufbar
•    Archivierung übernimmt das Kundenportal
•    Sofortige Information über anstehende Termine oder Neuigkeiten
•    Darstellung aller wichtigen Kontakte

Sparen Sie wertvolle Zeit und unnötige Kosten und führen Sie Ihre Eigentümerversammlung bei Bedarf online oder hybrid durch. Durch einen einfachen Datenexport aus imveon und Datenimport in Vulcavo stehen Ihnen alle Funktionalitäten der Software für digitale Eigentümerversammlungen zur Verfügung.

Erleben Sie die neue Art von Eigentümerversammlungen:

• Zeigen Sie Ihren Eigentümern durch Digitalisierung, dass Sie der richtige Partner sind
• Sparen Sie Wartezeiten auf Ergebnisse, denn diese stehen sofort bereit
• Bieten Sie Ihren Eigentümern und sich selbst mehr Flexibilität
• Ersparen Sie eine An- und Abreise und schonen Sie damit unsere Umwelt
  
  

Und das bietet Ihnen die Komplettlösung:

• Einfacher Datenimport ohne doppelte Pflege von Daten
• Versammlungsverwaltung und –planung
• Vollständiges Vertretungsmanagement
• Einladungsmanagement
• Integrierte Videokonferenz
• Alle gesetzlichen Abstimmprinzipien
• Ergebnisse in Echtzeit
• Automatisch generierte Protokolle