Effizientes CRM mit Kundenportal für Ihre Hausverwaltung

Mit VS3+ einfach und übersichtlich Kontakte, Vorgänge und Dokumente verwalten

Die modulare Softwaresuite bietet Ihnen für Ihre Tätigkeiten in der Hausverwaltung die passenden Module. Alles aus einer Hand und mit perfekter Integration von Verwalter-Software VS3 und den CRM-Portalen von VS3+. Dabei bietet VS3+ mehrere Module für Sie als Hausverwalter und zum zweiten ein Portal für Ihre Eigentümer und Mieter für den flüssigen Austausch von Informationen und Dokumenten. Nur so sind Vorgänge, wie beispielsweise Schadensmeldungen oder Belegeinsicht mit wenigen Klicks möglich.

Kontaktverwaltung

Korrekt gepflegte Kontakte sind die Basis für eine erfolgreiche Kommunikation mit Ihren Kunden und Geschäftspartnern. Dies ist über das Kontaktmanagement auf einfache und schnelle Weise möglich.

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Wichtig im Kundenbeziehungsprozess ist, dass alle Anfragen, Dokumente und Daten bei einem Kontakt übersichtlich hinterlegt sind. Es ist bei einem Kundenanruf sehr wertvoll, alle aktuellen Themen auf einem Blick zu erkennen: In welcher Liegenschaft wohnt der Anrufer? Wann und was war der letzte Kontakt? Hat der Anrufer das Gefühl, der Gesprächspartner kennt seine Anliegen und Anfragen, so entwickelt sich eine gute Vertrauensbasis und man kommt schnell zum Ergebnis.

Um effizient arbeiten zu können, ist es auch besonders wichtig, dass Adressdaten an zentraler Stelle gepflegt werden und für alle darauf zugreifenden Systeme und auch Mitarbeiter verwendbar sind.

Mit dem Kontaktmanagement von VS3+ haben Sie wichtige Vorteile. Sowohl VS3 als kaufmännische Lösung, als auch VS3+  als Kundenbeziehungsmanagementtool haben die gleiche Datenbasis.

Änderungen an Stammdaten werden in beiden Systemen angezeigt. Somit kann es nicht mehr passieren, dass Telefonnummern oder Adressen unterschiedlich sind. Dies spart in der täglichen Arbeit viel Zeit und mühevolles Abgleichen - nutzen Sie diese geschenkte Zeit, um sich ihrer tatsächlichen Verwaltertätigkeit zu widmen!

Dokumentenmanagement

Alle relevanten Abrechnungsdokumente aus Ihrer Buchhaltung liegen automatisch online vor. Weitere Dokumente wie Rechnungen sind leicht zu importieren und mit Ihren Objekten und Kontakten verknüpfbar.

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Legen Sie Vorgänge, Schriftverkehr, Urkunden und weitere Dokumente genau an den Stellen ab, zu denen sie gehören. Versehen Sie die Dokumente mit weiteren Informationen und vergeben einen sprechenden Dateinamen - über die innovative Suche oder über den direkten Einstieg an den Ablageort haben Sie die Dokumente jederzeit abrufbar zur Verfügung. Und nicht nur Sie, auch Ihre Kollegen haben Zugriff auf die gesuchten Dokumente. Über das Informationsfeld ist es möglich, Bemerkungen oder Notizen zu hinterlassen.

Bei aufbewahrungsrelevanten Dokumenten können Sie eine revisionssichere Ablage auswählen - VS3+ übernimmt für Sie die Überwachung aufbewahrungspflichtiger oder aufbewahrungswürdiger Informationen und Dokumente.

Vorgangsmanagement

Über zentral geführte Vorgänge wird die Kommunikation mit Eigentümern und Mietern geführt und Vorgänge werden möglichst effizient abgewickelt.

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Das Vorgangsmanagement ist ein Feature des Moduls Pro. Es fasst alle Daten zu einem Vorgang an zentraler Stelle zusammen und bietet weitere Möglichkeiten, um Geschäftspartner, Mieter und Eigentümer mit einzubinden – das ist das innovative Vorgangsmanagement von VS3+.

Was können Sie alles darüber abbilden:

•    Erstellen Sie aus einer Kundenportal-Meldung einen Auftrag
•    Vergeben Sie Reparaturaufträge an Geschäftspartner
•    Planen Sie Sanierungsmaßnahmen und wickeln Sie diese übersichtlich ab usw.

Alle Mitarbeiter, die Zugriff auf die Vorgänge haben, sind immer über den aktuellen Status des Vorganges informiert.

Prozessoptimierung

Software, die durch Prozesse führt und Verwalter professionell unterstützt, steigert die Effizienz im Unternehmen enorm. Verbindliche und automatisierte Vorgänge gestalten den Ablauf und den Informationsfluss einfacher. Eine Verbindung von Kundenportal und Vorgangsmanagement führt dazu, dass alle Akteure miteinander vernetzt werden und somit voneinander profitieren.

Beispielsweise können Bewohner über ein Kundenportal einen Schaden melden, über den der zuständige Verwalter umgehend informiert wird. Dieser kann den Schaden direkt in das Vorgangsmanagement übernehmen und steuern, wer alles informiert werden muss, z.B. der Hausmeister.

Über den Verlauf des Vorganges ist jederzeit der aktuelle Stand von Kollegen aus der Verwaltung einzusehen – so kann auch kurzfristig die Aufgabe von anderen übernommen werden.

Kundenportal

Mit dem eigenen geschützten Zugang für Eigentümer und Mieter entsteht eine perfekte digitale Plattform zum Austausch von Dokumenten und relevanten Informationen.

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Nutzen Sie die digitale Kommunikationsplattform, um mit Ihren Eigentümern oder Mietern in Kontakt zu treten. Sie können Dokumente sicher im Kundenportal zur Verfügung stellen, über Neuigkeiten alle teilnehmenden Geschäftspartner informieren, Termine einstellen.

Auch Ihre Kunden können mit Ihnen über das Kundenportal in Kontakt treten und Meldungen (z.B. Adressänderungen, Zählerstände) einfach an Sie übermitteln.

Die neue Art der Kommunikation: das Kundenportal

•    Kommunikationsplattform zwischen Eigentümer/Mieter und Verwalter
•    Zentrale Dokumentation der Korrespondenz, jederzeit einsehbar
•    Meldungen werden dem zuständigen Mitarbeiter direkt zugeordnet
•    Jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente zu Ihrer Immobilie
•    Dokumente sind an zentraler Stelle hinterlegt und rund um die Uhr abrufbar
•    Archivierung übernimmt das Kundenportal
•    Sofortige Information über anstehende Termine oder Neuigkeiten
•    Darstellung aller wichtigen Kontakte

Maßgeschneiderte Module in einer integrierten Anwendung

VS3+ besteht aus mehreren Modulen, die mit voller Integration Daten austauschen und Dokumente bereitstellen. Es sind keine Arbeiten zum Datenaustausch oder zum Einrichten von Schnittstellen notwendig.

Hohe Sicherheit und Verlässlichkeit

Die hohe Sicherheit, die wir als Hausbank seit über 20 Jahren unseren über 400 Kunden für Buchhaltung, Abrechnung und integriertes Banking bieten, stellen wir auch für VS3+ zur Verfügung. Die Hausbank, ein verlässlicher Partner über Jahrzehnte.

Persönlicher Service und Support

Ihre individuellen Fragen werden punktgenau beantwortet, denn jeder unserer Kunden wird durch einen persönlichen Kundenberater betreut. Ihr Berater kennt Ihre Situation und kann schnell beraten und Sie unterstützen.