Die Hausbank als Ersatzzustellungsvertreter

Mit der Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes wurde in § 45 Abs. 2 WEG die Bestellung eines Ersatzzustellungsvertreters sowie dessen Vertreter aufgenommen, auch wenn ein Rechtsstreit noch nicht anhängig ist. Ein Ersatzzustellungsvertreter hat die Aufgabe, Zustellungen für Wohnungseigentümer entgegenzunehmen, wenn eine Interessenskollision gegenüber dem Verwalter vorliegt. Hieraus ergibt sich, dass der Verwalter einen diesbezüglichen Mehrheitsbeschluss herbeiführen muss. Jede natürliche und juristische Person kann zum Ersatzzustellungsvertreter bestellt werden. Ein Bestellter muss nicht Wohnungseigentümer sein, jedoch muss er die Wahl annehmen. Die Bestellung kann auch zeitlich befristet werden. Der Ersatzzustellungsvertreter ist im Rechtsverhältnis zu den Eigentümern ein Geschäftsbesorger. Ist kein Ersatzzustellungsvertreter bestellt worden, kann ein Gericht einen Ersatzzustellungsvertreter benennen. Die Eigentümer sind jeweils über die Zustellung, den Grund und den Inhalt der zugestellten Schriftstücke in geeigneter Weise zu unterrichten. Da es sich um eine gesetzliche Vorschrift handelt, kann diese weder durch Beschluss noch durch Vereinbarung ausgeschlossen werden.

Die Zustellung dieser Schriftstücke haben wir in unsere Serviceleistungen aufgenommen. Wir wurden bereits von vielen Wohnungseigentümergemeinschaften zum Ersatzzustellungsvertreter gewählt. Mittels einer schriftlichen Vereinbarung, einem Musterbeschluss und einer Kopie aus dem Protokoll der Eigentümerversammlung schließen wir mit dem Verwalter die nötigen Vertragsgrundlagen und nehmen damit unsere Bestellung an. Somit erfüllt der Verwalter seine gesetzlichen Auflagen.

Diesen Service bieten wir ausschließlich in Verbindung mit einer Geschäftsbeziehung auf Basis der Nutzung unserer buchhalterischen Branchensoftware VS3 an.

Der Ablauf bei Inanspruchnahme als Ersatzzustellungsvertreter sieht wie folgt aus:
Die Information erfolgt schriftlich an die zu diesem Zeitpunkt gespeicherten Eigentümer in unserer Branchensoftware VS3. Zu dem jeweiligen Anschreiben werden die Schriftsätze des Gerichts in Kopie beigefügt. Der Verwalter wird vorab schriftlich über die Zustellung informiert. Nach Versand der Unterlagen an die Eigentümer werden ihm die Original-Unterlagen zugesandt. Der Verwalter erhält ebenfalls eine Kopie der durchgeführten Information an die Wohnungseigentümer.

Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, dass Wohnungseigentümergemeinschaften die diesen Service der Hausbank nutzen, vom Haftungsrisiko befreit werden. D. h. die termingerechte Zustellung von Schriftstücken ist dadurch gewährleistet, um z. B. evtl. Fristen einzuhalten. Gleichzeitig erfolgt die Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit der Verwaltung.

Die Beauftragung und Abrechnung der Leistung erfolgt auftragsbezogen je Inanspruchnahme. Für die tatsächlich getätigten Aufwendungen, wie z. B. Kopien, Porto, Telefon oder Telefax, wird ein entsprechendes Entgelt gemäß unseres Preis- und Leistungsverzeichnisses vergütet. Zum Ausgleich der Arbeitsleistung je Vertretungsfall wird ein Pauschalhonorar berechnet. Über die aktuellen Preise informiert Sie gerne Ihr Kundenbetreuer bzw. Ihre Kundenbetreuerin.